Segala Hal yang Perlu Diketahui tentang Secure Data Room Services

Segala Hal yang Perlu Diketahui tentang Secure Data Room Services

Secure data room services adalah layanan untuk melindungi data room. Data room mengacu pada satu medium yang digunakan untuk menyimpan banyak data. Di tempat inilah, seluruh data dikumpulkan dan dijaga agar tersimpan dengan baik. Data room pada umumnya digunakan untuk beberapa aktivitas penting sebuah data. Misalnya, penyimpanan data, perputaran data, pertukaran data, termasuk data yang memiliki hubungan dengan keuangan dan transaksi tertentu.

Data room memiliki bentuk dan medium yang berbeda. Data room bisa berupa medium yang berada pada sebuah perangkat fisik, atau berupa virtual yang memanfaatkan teknologi cloud. Apa pun bentuk sebuah data room, sangat penting untuk memperhatikan efisiensinya untuk dipantau dan diperiksa.

Pentingnya Data Room

Data room atau ruang data sesuatu yang menjadi bagian penting dari sebuah bisnis. Mengapa demikian? Sebuah bisnis dijalankan dengan memiliki banyak dokumen penting. Dokumen-dokumen ini digunakan dalam berbagai aktivitas yang menyangkut keberlangsungan suatu perusahaan, sehingga perlu ruang penyimpanan yang ideal. Data room yang baik adalah ruang yang memudahkan data-data didalamnya untuk diakses dan digunakan.

Ruang data pada umumnya adalah tempat yang berisi berbagai file dan dokumen penting yang tidak bisa bisa diakses, dibaca, dan digunakan oleh semua orang, melainkan hanya orang-orang tertentu saja, dalam hal ini adalah seseorang yang memiliki kewenangan penting.

Memilih Data Room yang Tepat

Sebagai seseorang yang memiliki atau diberi wewenang dalam menyimpan dokumen dan file penting, Anda tentunya lebih mengetahui seberapa penting data room untuk melindungi dan menjaganya. Dewasa ini, saat perkembangan teknologi semakin canggih, muncul sebuah pilihan untuk menyimpan segala sesuatu secara Online, lebih tepatnya memanfaatkan teknologi cloud. Teknologi cloud mengacu pada sistem komputasi terbaru yang mengandalkan ruang bebas di internet.

Virtual Data Room

Sesuai dengan namanya, sebuah virtual data room menggunakan ruang penyimpanan virtual, yang mengandalkan sambungan internet. Salah satu kelebihan virtual data room adalah sisi flexibility yang dimiliki. Dengan menggunakan virtual data room, Anda tidak perlu menyimpan file pada perangkat tertentu, yang memiliki peluang celah terjadinya kebocoran dan kehilangan data.

Virtual data room juga dipercaya lebih aman, karena hanya bisa diakses menggunakan password atau sandi rahasia yang hanya diketahui seseorang atau pihak tertentu yang memiliki wewenang khusus. Ini menjadikan data yang Anda simpan terjamin keamanannya, menghindarkannya dari risiko-risiko terburuk.

Perbedaan Virtual Data Room dengan Cloud

Meski sama-sama menggunakan sambungan yang sama yaitu internet, bukan berarti virtual data room bisa disamakan dengan cloud storage atau penyimpanan komputasi awan. Dalam urusan menyimpan data, mungkin cloud storage lebih menguntungkan secara materi, karena memiliki biaya relatif murah.

Tapi jika Anda membutuhkan sistem penyimpanan yang mampu menjaga dokumen-dokumen penting dan sensitif, virtual data room adalah jawabannya. Pada umumnya, virtual data room memungkinkan seseorang yang bisa mengaksesnya untuk melakukan audit dan beberapa aktivitas lain.

Memulai Menggunakan Virtual Data Room

Jika Anda tertarik menggunakan virtual data room, Anda perlu mengetahui cara melakukan setting awal dan memastikan data room yang dipakai sesuai dengan kebutuhan. Berikut 4 cara mudah dan praktis untuk memulai menggunakan virtual data room.

1. Pilih Virtual Data Room

Langkah pertama adalah memilih sebuah virtual data room yang cocok untuk bisnis yang Anda jalankan. Tidak hanya itu, Anda perlu menyesuaikan fitur-fitur di dalamnya. Pastikan semua fitur dan layanan dapat mengakomodasi keperluan aktivitas dokumen dan files.

2. Undang dan pilih beberapa orang

Undang dan masukkan beberapa orang sebagai orang yang memiliki wewenang untuk mengakses virtual data room. Anda bisa memasukkan tim yang dalam keseharian melakukan aktivitas dengan data-data dan dokumen itu. Berikan mereka tugas masing-masing dalam mengatur dan mengelola files yang ada pada virtual data room. Yang paling penting, pastikan hanya mereka yang bisa mengakses data dan dokumen yang berada di dalamnya.

3. Masukkan data dan dokumen

Setelah memiliki tim yang diberi wewenang khusus untuk mengakses dan mengolah dokumen, kini saatnya Anda memasukkan dokumen dan data yang ingin disimpan di dalamnya. Jika memiliki banyak dokumen dan files, buatlah folder khusus sesuai dengan kategori masing-masing. Masukkan dokumen dan data pada folder sesuai dengan kategorinya. Ini akan memudahkan Anda dalam mencari files atau data yang ingin digunakan kembali.

Pastikan juga telah memberi nama dokumen dan data sesuai dengan isinya. Jika semua sudah dilakukan, sekarang saatnya untuk mengunggahnya menggunakan sambungan internet. Selamat, Anda sudah berhasil menyimpan data dan files penting pada virtual data room.

4. Atur sistem pengamanan

Langkah terakhir adalah langkah terpenting yang harus dilakukan: mengatur sistem keamanan. Jika Anda mengabaikan langkah ini, bukan tidak mungkin file yang disimpan akan bocor atau hilang karena ulah orang yang tidak bertanggung jawab, meskipun tim pengakses telah dibentuk. Aturlah sistem keamanan pada virtual data room dengan tingkat pengamanan paling tinggi.

Jika perlu, atur permission security pada setiap data dan dokumen yang disimpan. Ini akan memberikan jaminan keamanan lebih tinggi. Anda bisa memberikan keamanan ganda dengan mengunci setiap folder yang telah dibuat. Dengan begitu, siapa pun yang mengakses butuh memasukkan kata sandi lebih dari satu kali.

Setelah mengetahui manfaat dan keunggulan dari data room, terutama virtual data room, kini keputusan berada di tangan Anda. Sebelum mengambil keputusan, tidak ada salahnya untuk berkonsultasi dengan Edge-cyber, sehingga mendapatkan pandangan yang tepat untuk kebutuhan data room Anda.